Das Wichtigste in Kürze
Am Ende hast du
Eine Web-App auf deinem Rechner, die jeden Morgen deine Eingangsrechnungen einsammelt, benennt, in den richtigen Monatsordner legt und dir zeigt, was noch fehlt
Du brauchst
- Ein Claude-Abo (mindestens Pro) und Claude Code auf deinem Rechner (Installation im Tutorial „Deine erste App mit Claude Code“)
- Zugang zu deinen Postfächern: Google-Anmeldung für Gmail, für andere Postfächer die IMAP-Zugangsdaten
- Deine Anmeldedaten für die Kundenkonten, aus denen du Rechnungen holst
Worum es geht
Rechnungen kommen auf drei Wegen: als PDF im Mail-Anhang, als Link in einer Mail oder nur im Kundenkonto des Anbieters. Im Video baue ich mit Claude Code ein Tool, das alle drei Wege abholt, jede Rechnung nach Datum, Anbieter und Betrag benennt und in den richtigen Monatsordner legt. Gebaut wird in 6 Stufen, und nach jeder Stufe prüfst du das Ergebnis gegen deine echte Ablage, bevor der nächste Prompt kommt.
Vorher prüfen: Lohnt sich eine eigene App?
Bevor du etwas baust, beantworte diese fünf Fragen:
- Kommt die Aufgabe regelmäßig vor?
- Läuft sie jedes Mal gleich ab?
- Kostet sie von Hand spürbar Zeit?
- Ist alles schon digital, also Mails, PDFs, Tabellen oder Dateien?
- Kannst du sie in zwei Sätzen erklären?
Bei meinen Rechnungen sind es 4 klare Ja und ein halbes. Damit ist das ein guter Kandidat.
Schritt für Schritt
Rechnungen aus dem Postfach
Ersetze im ersten Prompt die Platzhalter in spitzen Klammern durch deine Postfächer und deinen Buchhaltungsordner. Das Tool liest die Postfächer nur, es verändert dort nichts. Bricht der erste Lauf im Hintergrund ab, schick den Nachschub-Prompt 1B hinterher. Bei mir hat das Tool in dieser Stufe 66 meiner Rechnungen wiedergefunden und dazu eine, die in meiner Ablage gefehlt hat.
Bau mir ein Tool, das alle meine Eingangsrechnungen automatisch einsammelt und ablegt. Ich will sie nie wieder von Hand aus den Postfächern suchen.
So soll es funktionieren:
- Es liest meine drei Postfächer: <postfach-1@deine-firma.de> über den Google-Zugang und <postfach-2@deine-firma.de> und <postfach-3@deine-firma.de> über IMAP. Die Zugangsdaten liegen im Ordner zugang.
- Es liest auch den Papierkorb mit, weil ich Rechnungs-Mails nach dem Ablegen lösche.
- Es erkennt jede Rechnung, die als PDF an einer Mail hängt, auch von Anbietern, die es noch nicht kennt.
- Es benennt jede Rechnung nach Datum, Anbieter und Betrag, zum Beispiel 2026-09-05_Hetzner_71,40.pdf.
- Es legt sie in den Monat des Rechnungsdatums: <Zielordner>\2026\01 - Umsatzsteuer\09 - September\Eingang.
- Keine Rechnung wird doppelt abgelegt, auch wenn dieselbe Mail zweimal da ist.
- Eine Übersicht im Browser zeigt mir pro Monat, was abgelegt wurde, von wem und mit welchem Betrag.
Wichtig:
- Die Postfächer werden nur gelesen, nie verändert.
- Wenn du KI brauchst, um Anbieter, Datum und Betrag zu lesen, nutze Claude Code auf meinem Rechner. Einen API-Schlüssel habe ich nicht.
- Schlichtes, modernes Design.Der Lauf im Hintergrund ist mit dem Ende deiner Sitzung abgebrochen. Das Protokoll hört beim Durchsuchen der Ordner auf, abgelegt ist noch nichts.
Führ den Testlauf jetzt im Vordergrund bis zum Ende aus und warte, bis er fertig ist. Erstelle danach den Vergleich mit meiner echten Ablage und prüfe die Übersicht im Browser.Rechnungen hinter einem Link
Mit Prompt 2 folgt das Tool den Links in den Mails und holt die PDF. Bei jedem neuen Absender fragt es einmal, ob die Rechnung geschäftlich oder privat ist. Ab hier gibt es eine kleine Web-App mit dem Knopf „Jetzt einsammeln“.
Das funktioniert schon gut. Jetzt der zweite Schritt:
- Manche Anbieter schicken keine PDF, sondern einen Link zur Rechnung. Das Tool folgt dem Link und holt die PDF. Geht das nur mit Login, zeigt die Übersicht mir, bei welchem Anbieter ich die Rechnung selbst holen muss.
- Bei einem neuen Absender schlägt das Tool vor, ob die Rechnung geschäftlich oder privat ist. Ich bestätige das einmal mit einem Klick, das Tool merkt es sich. Private Rechnungen werden nicht abgelegt.
- Gutschriften werden mit abgelegt. Der Spam-Ordner wird weiter mitgelesen.
- Anbieter, die sonst jeden Monat eine Rechnung schicken, bei denen sie diesen Monat aber fehlt, zeigt mir die Übersicht rot an.
- Die Übersicht wird eine richtige kleine Web-App: mit einem Knopf „Jetzt einsammeln“, der den Lauf startet und den Fortschritt zeigt, und mit einem Blick auf die Ausgaben je Monat und je Anbieter. Gestaltung im Stil von gerlinger.ai: Lila #7C3AED, Schrift Inter, hell, modern und aufgeräumt.
- Das Tool läuft jeden Morgen um 7 Uhr automatisch.
Lass jeden Lauf im Vordergrund bis zum Ende laufen, bevor du fertig meldest.Kostenlos im Lab weiterlesen
Die restlichen 4 Schritte, alle Prompts und die Dateien zu diesem Tutorial gibt es kostenlos für Mitglieder.
- Die komplette Schritt-für-Schritt-Anleitung
- 8 Prompts zum Kopieren
- 1 Dateien und Vorlagen
- Fragen stellen und mitreden im Stammtisch
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Ich setze die Lösung für dich um oder schule dich und dein Team. Im kostenlosen Erstgespräch klären wir, was passt.
